از قسمت قبلی مبحثی را آغاز کردیم تحت عنوان «هنر شفاف صحبت کردن» و گفتیم در یک رابطه یا مذاکره- از هر نوعی که باشد- انتقال درست و صحیح پیام به طرف مقابل شاید پایه‌ای‌ترین موضوع باشد.

یکی از مهارت‌هایی که می‌توانیم با تمرین روی آن مسلط شویم این است که دقیقاً همان منظوری که در ذهنمان وجود دارد را بر زبانمان جاری کنیم تا راه را برای سوءتفاهم دیگران ببندیم. برای این‌کار می‌خواهیم از اصول ارائه به همراه شخصیت‌شناسی MBTI استفاده کنیم.

در این مقاله به سایر راهکارها در این خصوص اشاره می‌کنیم. بنابراین اگر هنوز قسمت نخست این مقاله را مطالعه نکرده‌اید پیشنهاد می‌کنیم قبل از مطالعه این بخش، آن را مطالعه کنید تا با ذهنیت آماده‌تری این مبحث را مطالعه کنید.

پیش از این‌که وارد راهکارها شویم، به تعدادی از تجربه‌های مرتبط توجه کنید:

گاهی اوقات که دارم راجع به موضوعی کاری با رئیسم صحبت می‌کنم، احساس می‌کنم متوجه منظور من نمی‌شود و هر چقدر سعی می‌کنم با کلمات متفاوت همان مفهوم را تکرار کنم انگار هیچ فایده‌ای ندارد و او فقط به من می‌گوید: «چرا این‌قدر حرفت را تکرار می‌کنی؟» اما با این حال او منظور اصلی من را نمی‌گیرد! بعدها متوجه شدم که شاید من دارم پیام مورد نظرم را بد بیان می‌کنم، این شد که به این فکر افتادم که چطور می‌شود افرادی مثل من روی تقویت مهارت «ارسال درست پیام» تمرین کنیم.

من هم در چنین موقعیتی بوده‌ام، هر چقدر برای طرف مقابلم مسئله را توضیح می‌دهم او به پیامی که مورد نظر من است نمی‌رسد! این جور مواقع فقط تسلیم می‌شوم و با لبخندی می‌گویم: «من منظورم را روی کاغذ و به صورت نوشتاری بهتر بیان می‌کنم!»

حالا در ادامه قسمت قبل به دو راهکارِ دیگر برای انتقال شفاف پیام توجه کنید:

۲. برای انتقال مناسب پیام، استراتژی داشته باشید

یکی دیگر از نکات مهمی که اگر آن را در گفتگوهایتان رعایت کنید، می‌تواند به انتقال درست‌تر پیام شما کمک کند این است که بین «ایده» و «روش تحقق ایده» تمایز قائل شوید.

برای بسیاری از افراد خود ایده به تنهایی جذاب است و می‌تواند محرک و انگیزه‌بخش آن‌ها باشد. اما برای عده‌ای دیگر، ایده به تنهایی موضوعِ مهمی نیست، بلکه ذهن آن‌ها به دنبال روش و راه‌حل‌های واقعی و در دسترس برای عملی کردن ایده می‌گردد.

به همین نسبت، وقتی شما دارید در مورد ایده‌تان صحبت می‌کنید ممکن است دو رویکرد متفاوت در قبال صحبت‌های شما وجود داشته باشد: دسته اول افرادی که از ایده‌تان به وجد می‌آیند و پیام شما را می‌گیرند و دستهٔ دوم افرادی که می‌خواهند در مورد طرح و نقشهٔ اجرایی از شما بشنوند.

با بعضی افراد فقط باید در مورد ایده‌تان حرف بزنید، چون وقتی در مورد «روش» اجرایی کردن ایده‌تان حرف می‌زنید، آن‌ها دیگر به ادامهٔ حرف شما گوش نمی‌دهند، چون این افراد بیشتر مشتاقِ شنیدن خود ایده هستند.

در مقابل، برای برخی دیگر از افراد بهتر است فقط اشارهٔ مختصری به خودِ ایده داشته باشید و بیشتر روی روشِ اجرایی کردن ایده‌تان صحبت کنید. چون «ایدهٔ» تنها برای این افراد معنا و مفهومِ ملموسی ندارد و آن‌ها دوست دارند در مورد روش و چگونگی اقدامِ شما در راستای عملی کردن آن ایده بشنوند.

چک‌لیستِ ارائه را آماده کنید!

وقتی چیزی در ذهن دارید، سعی کنید به سؤالات زیر در مورد آن پاسخ دهید تا قبل از هر چیز ذهنیت خودتان در مورد آن کاملاً شفاف و ملموس شود:

۱. مسئله چیست و ایدهٔ من برای حل کدام مشکل یا مسئله می‌تواند کمک کننده باشد؟

۲. ایدهٔ من برای حل مشکل چیست؟ ایدهٔ من چه کمکی به حل مسئله می‌کند؟

۳. تعریف دیگران از این مشکل چیست و آن‌ها چه دیدگاهی در مورد آن دارند؟ آیا قبلاً اطلاعی از این مسئله داشته‌اند یا خیر؟

۴. من چطور می‌توانم ایدهٔ خودم را به بهترین شکل برای دیگران جا بیندازم و آن‌ها را متوجه منظور خودم بکنم؟

به کمک یک مثال بسیار ساده می‌خواهیم موارد بالا را امتحان کنیم: فرض کنید من در مجتمع مسکونی ده طبقه با بیست واحد زندگی می‌کنم و مدت‌هاست که سیستم سرمایشی برخی از طبقات دچار مشکل شده است. طبیعی است که باید با مدیر ساختمان برای حل این مسئله صحبت کنم و شخصی را می‌شناسم که متخصص تعمیر سیستم‌های سرمایشی در آپارتمان است.

برای این‌که پیام خودم را به بهترین شکل منتقل کنم، سعی می‌کنم آن را از فیلترهای چهارگانه عبور بدهم.

در مورد پرسش اول: «مسئله چیست؟»، باید سعی کنم با مختصرترین و در عین حال شفاف‌ترین کلمات مشکل را بیان کنم. طبیعی است طرح صورت مسئله می‌تواند این باشد: «۴ روز است که سیستم‌های سرمایشی طبقات ۲ تا ۸ ساختمان از ساعت یک ظهر به بعد، یا از کار می‌افتد یا به اندازه کافی خنک نمی‌کند.»

شاید بدترین نوع تعریف مسئله و ارسال پیام در این مثال این بود: «چند روزی است که سیستم سرمایشی بعضی از طبقات ساختمان خراب شده است.»

دقت کنید که در تعریف مسئله باید تا حد ممکن دقیق و شفاف باشید و از لغات کمی و اشارات واضح استفاده کنید. هر چقدر پیام شما مبهم باشد، امکان حل مشکل کمتر می‌شود، چون بخش زیادی از انرژی باید برای فهم پیام صرف شود.

بخش دوم این است که از خودم بپرسم راه حل من چیست؟ پاسخ این سؤال می‌تواند این باشد: «یک تعمیرکار مسلط و کار بلد می‌شناسم که می‌تواند این مشکل را با قیمت مناسب و در زمان معقول حل کند.» بقیه جزئیات مثل شماره تماس، هزینه، مدت زمان مورد نیاز برای رفع مشکل جزو اطلاعاتِ بعدی است که باید از آن‌ها مطلع باشید.

در مرود پرسش سوم، خوب است از تعدادی از همسایگان در مورد این مشکل پرس‌وجو کنم، شاید مشکل آن‌ها وخیم‌تر باشد، شاید آن‌ها راه حل بهتری داشته باشند، شاید تعدادی از آن‌ها هنوز به فکر نیفتاده باشند و شاید اصلاً تعدادی از آن‌ها از این موضوع بی‌اطلاع هستند!

همیشه پرس‌و‌جو در مورد مشکل اطلاعاتِ بیشتری در مورد مسئله به من می‌دهد و داشتن اطلاعاتِ بیشتر یعنی تسلط بر اوضاع.

بخش چهارم هم به من می‌گوید، بعد از فهمیدن مشکل و راه حل و به دست آوردن اطلاعات لازم در مورد آن، بهترین راه حل ممکن چیست و چطور باید برای حل آن اقدام کنم.

این یعنی استراتژی مناسب برای انتقال پیام و حل مسئله در کمترین زمان ممکن و بهینه‌ترین حالت.

۳. تصویرسازی کنید

اصولاً ایده‌ها از جنس فکر هستند و مثل هر پدیدهٔ انتزاعی دیگری، تصویری را در ذهن تداعی نمی‌کنند. ایده‌ها را معمولاً با «کلمات» نمی‌توان برای دیگران جا انداخت. فقط در صورتی می‌توانیم چیزی که در ذهن داریم را به راحتی برای دیگران بازگو کنیم که تلاش کنیم آن‌ را «تصویری» کنیم.

«تصویری بودنِ ایده» کیفیتی است که باعث می‌شود وقتی ایده‌تان را مطرح می‌کنید، یک تصویر ملموس و عینی در ذهن مخاطبان شکل بگیرد.

پیام تصویری یعنی چه؟

وقتی من به شما بگویم به «پردازش» فکر کنید، به احتمال زیاد «شکل» یا تصویر خاصی در ذهن شما ایجاد نمی‌شود. اما کافی است بگویم به مانیتور ۱۴ اینچی لپ‌تاپ فکر کنید، احتمالاً یک تصویر واضح و روشن در ذهن شما شکل خواهد گرفت که می‌توانید آن را توصیف کنید.

چرا؟ این دو مثال چه فرقی با هم داشتند؟ مثال دوم چه کیفیتی داشت که اولی فاقد آن بود؟

فرق آن‌ها در عینی یا انتزاعی بودن آن‌هاست. هر چه یک کلمه عینی‌تر باشد احتمال شکل گرفتن یک تصویرِ ملموس از آن در ذهن بیشتر است. اما کلمات انتزاعی عموماً تصویر خاصی را در ذهن ایجاد نمی‌کنند.

«پردازش» یک کلمه انتزاعی است، اما «مانیتور ۱۴ اینچی» یک کلمه عینی و ملموس است.

کلید پیام‌های شفاف این است که به صورت عینی و تصویری بیان می‌شوند. ایده‌ها به خودیِ خود،‌ مفاهیمی انتزاعی و ذهنی‌اند و این ما هستیم که باید آن‌ها را به کلمات و تصاویری عینی و ملموس تبدیل کنیم.

برای توصیف ایده‌تان از صفات، کمیت‌ها، اعداد و ارقام و شکل‌های ظاهری استفاده کنید. سعی کنید در مورد رنگ، شکل، بو، اندازه و … توضیح دهید تا پیامتان تصویری‌تر و ملموس‌تر شود.

استفاده از تکنیک تصویرسازی، به مخاطب شما کمک می‌کند تا سریع‌تر پیام شما را دریافت کند و مفهوم آن‌ را درک کند.

در قسمت آینده به دو تکنیک دیگر در مورد شفاف حرف زدن اشاره خواهیم کرد.